- Le télétravail nécessite des outils numériques qui éliminent les barrières de communication et permettent le travail en équipe.
- Grâce à ces outils, les entreprises et leurs travailleurs peuvent organiser les tâches et répartir le temps pour être aussi productifs que possible.
Compte tenu de la situation actuelle, où la majorité de la population est confinée chez elle, l télétravail en Espagne a connu un essor considérable en quelques semaines seulement : de nombreuses entreprises ont été contraintes de le mettre en œuvre pour permettre à leurs employés de travailler à domicile et de rester ainsi opérationnelles.
Malgré ses nombreux avantages, tels que la conciliation familiale, les horaires de travail flexibles, l’intégration des personnes handicapées et les économies réalisées sur les voyages, jusqu’à présent, le le travail à domicile progressait lentement dans notre pays par rapport aux autres pays de l’Union européenne et était presque exclusivement réservé aux travailleurs indépendants.
Cependant, passer d’un emploi extérieur à un travail à domicile est plus complexe qu’il n’y paraît : les entreprises doivent faire numériser tous leurs documents pour les partager et les rendre accessibles, fournir une connexion Internet sécurisée aux travailleurs et, surtout, trouver des outils qui facilitent la communication entre les travailleurs à tous les niveaux pour organiser et coordonner les tâches. Sans une organisation adéquate, il y aura des tâches qui seront dupliquées, oubliées, mal faites, hors du temps .
Huit outils pour un télétravail optimal
La mise en œuvre immédiate du télétravail au cours du mois dernier a fait que de nombreuses entreprises ne disposent pas des outils idéaux pour le faire fonctionner, ce qui peut conduire au chaos. C’est pourquoi, depuis Universia, nous vous présentons une liste de des outils qui aideront toute organisation et ses membres à répartir efficacement leur temps et leurs tâches pour rester productif de chez soi :
1. Trello : l’organisation avant tout. Cet outil, disponible sur le web et le mobile, permet d’organiser les tâches, d’attribuer les responsabilités et les délais. Chaque membre de l’équipe connaît son travail et note quand il est terminé. Trello permet également à l’utilisateur de contrôler et de personnaliser son tableau de bord comme il le souhaite.
2. Lâche : Le télétravail sera plus facile grâce à cet outil,idéal pour la communication interne et en temps réel. L’application intègre le courrier électronique, un chat et la possibilité de passer des appels vidéo avec n’importe quel membre de l’équipe ou avec l’ensemble de l’équipe. L’un des avantages de Slack est la capacité de stockage décente pour les fichiers et les documents dans sa version gratuite.
3. Sésame : un outil permettant de suivre la journée de travail de chaque travailleur. Il vous permet de « pointer » depuis votre téléphone portable ou votre ordinateur, en informant l’entreprise du temps passé au travail et de l’endroit dans le monde où il est effectué. Sésame fonctionne également en temps réel.
4. Quip : une sorte de Google Drive pour créer, modifier et commenter des documents en mode partagé. Quoi de neuf ? Quip est qu’il dispose d’un système de messagerie instantanée et que l’édition de documents peut se faire à partir de n’importe quel type d’appareil. Idéal pour travailler à domicile.
5. Loomio : Le travail à distance va de pair avec l’horaire flexible. C’est très bien pour nous, mais vous devez garder à l’esprit que nos partenaires de projet ont également cet avantage. Loomio réduit le temps nécessaire pour présenter des propositions et prendre des décisions en essayant de faire correspondre le temps de toute l’équipe et en utilisant un système de vote simple pour parvenir à un accord commun.
6. Tinypulse : outil simple mais très important qui recueille l’opinion personnelle – et anonyme – de chaque travailleur sur sa satisfaction à l’égard de son travail, de l’équipe ou de la manière dont l’entreprise gère les objectifs à atteindre. Tinypulse sera très utile pour connaître la motivation du personnel travaillant à distance, puisqu’il n’a pas d’interaction personnelle avec lui.
7. Wunderlist : une autre application simple destinée à maintenir l’ordre lorsque l’on travaille à domicile. Il fonctionne comme un agenda personnel ou d’équipe avec une liste de contrôle des tâches à effectuer et les rayer au fur et à mesure qu’elles sont accomplies. Idéal pour les objectifs à court terme ou les listes de choses à faire au quotidien. La liste de tâches pour Wunderlist vous permet également d’attribuer une alarme à chacun d’entre eux.
8. Zoom. C’est un outil d’appel vidéo très utile qui vous permettra de rester en contact avec vos collègues et de tenir des réunions chaque fois que vous en aurez besoin. En plus de l’option d’appel vidéo, Zoom vous permet d’avoir une conversation en même temps et de partager des fichiers, deux fonctions très utiles pour organiser votre ordinateur.
En utilisant ces outils, vous veillerez à maintenir votre productivité tout en travaillant à domicile et à répartir votre temps de manière appropriée pour équilibrer le télétravail avec votre vie personnelle et vos autres activités. Choisissez votre préféré et essayez-le. Et n’oubliez pas : Restez chez vous !